10 grudnia 2021

Relokacja pracownika. Co należy o niej wiedzieć?

Udostępnij

Zdobywając kolejne „kamienie milowe” na drodze intensywnego rozwoju i rozbudowywania swojej działalności, pracodawca nieraz napotyka na potrzebę przeniesienia pracowników w nowe miejsca, celem świadczenia tam pracy na jego rzecz. Zjawisko to określa się jako tzw. relokację pracownika. Ponieważ nie jest ono całościowo regulowane przez obowiązujące przepisy prawa pracy, coraz częściej pojawiają się pytania i wątpliwości z tym związane. Najczęstsze z nich zostaną przybliżone w niniejszym artykule.

Czym jest relokacja pracownika?

Relokacja pracownika to najczęściej długotrwałe albo stałe przeniesienie pracownika z dotychczasowego miejsca pracy do innego, które znajduje się w innej miejscowości lub w innym państwie. Co jednak najistotniejsze, relokacja pracownika nie musi ograniczać się jedynie do zmiany geograficznie pojmowanego miejsca świadczenia pracy, ale może prowadzić także do zmiany podmiotu zlecającego pracę – może bowiem nastąpić bądź w ramach struktury organizacyjnej tego samego pracodawcy bądź stanowić formę transferu do innego pracodawcy. Stąd też nie należy relokacji pracowniczej utożsamiać z delegacją służbową, która zawsze ma charakter krótkotrwały i następuje wyłącznie w ramach struktury organizacyjnej tego samego pracodawcy. Delegacja służbowa jest także jednym z obowiązków pracownika, któremu zawsze musi się podporządkować na podstawie polecenia służbowego. Inaczej jest w przypadku relokacji, o czym mowa w dalszej części artykułu.

Kiedy dokonanie relokacji pracownika jest korzystne dla pracodawcy?

Najczęściej temat relokacji pracowniczej aktualizuje się w świadomości pracodawcy na zaawansowanym etapie rozwijania swego przedsiębiorstwa, co odznacza się poprzez sukcesywne tworzenie nowych oddziałów i filii zarówno w kraju, jak i za granicą. Tworząc nowy oddział czy filię, przedsiębiorca, który jednocześnie jest pracodawcą, zwykle dąży do tego, aby pozyskać jak najlepszą i wysoko wykwalifikowaną kadrę pracowniczą, a tę najłatwiej i najszybciej można pozyskać z dotychczasowego miejsca prowadzenia działalności.

Kolejną przyczyną relokacji pracownika może być konieczność wsparcia dawno już utworzonego oddziału czy filii wysoko wyspecjalizowaną kadrą pracowniczą. Zdarzają się bowiem sytuacje, że pracodawcy przez wiele miesięcy nie mogą pozyskać pracownika z odpowiednim doświadczeniem i umiejętnościami dla jednego ze swoich oddziałów lub filii. Wówczas jedynym rozwiązaniem może okazać się przeniesienie specjalisty z jednego miejsca pracy do drugiego, tylko po to, aby podszkolić i przygotować nowy zespół  do wykonywania powierzonych przez pracodawcę zadań. Ta podstawa relokacji często wiąże się z czasowym przeniesieniem pracownika do innego miejsca pracy w konkretnym celu – wyspecjalizowania nowego zespołu kadry pracowniczej.

Zdarzają się również sytuacje, że decyzja o relokacji pracowniczej podejmowana jest wyłącznie z uwagi na aktualną potrzebę wykonania konkretnego zadania w innym miejscu, dla którego z przyczyn ekonomicznych zbędne okazuje się zatrudnianie nowego pracownika. Problemem może się wówczas stać w ogóle znalezienie odpowiedniej osoby do wykonania tego zadania, zwłaszcza, jeśli ma to być osoba spoza kręgu zatrudnionych już przez pracodawcę pracowników. Wtedy również korzystnym dla pracodawcy instrumentem jest relokacja.

Czy relokacja jest korzystna dla pracownika?

Co do zasady w większości przypadków relokacja przynosi korzyści dla obu stron stosunku pracy. Nie będzie przesadą stwierdzenie, że instytucja relokacji pracowniczej temu właśnie celowi ma służyć. Niemniej należy zwrócić uwagę, że skuteczne i pozytywne przeprowadzenie procedury relokacji pracownika zależy w głównej mierze od zaangażowania i dobrej woli pracodawcy.

Nieodłącznym elementem relokacji jest konieczność odnalezienia się przez pracownika w nowej rzeczywistości służbowej, a to, jak będzie ten proces następował, zależy w dużej mierze od zaangażowania pracodawcy. Relokowany pracownik powinien mieć poczucie, że relokacja nie jest formą „kary”, lecz może przynieść także jemu wymierną korzyść. Poczucie to bez wątpienia ma wpływ na podjęcie decyzji w przedmiocie zgody na relokację. Stąd właśnie przebieg procesu relokacji jest bezpośrednio sprzężony z tym, czy przyniesie on oczekiwany przez pracodawcę, pozytywny dla dalszego rozwoju jego firmy efekt i tłumaczy, jaką postawę powinien pracodawca przyjąć w negocjacjach z pracownikiem.

W wyniku zastosowania tej procedury, jak już wspomniano, pracodawca równomiernie rozwija swoją działalność, a w nowym miejscu prowadzenia działalności od początku dysponuje wysoko wyspecjalizowaną kadrą pracowniczą, natomiast pracownik często otrzymuje awans w hierarchii pracowniczej, możliwość dalszego rozwoju zawodowego i wyższe wynagrodzenie. Gdy do relokacji dochodzi na drodze obopólnego porozumienia, często oprócz powyższych najbardziej oczywistych korzyści, w zależności od formy relokacji i okresu jej trwania, pracownik jest w stanie wynegocjować dla siebie zmianę szczegółowych warunków pracy i płacy na dużo bardziej zadowalające od dotychczasowych. Korzyści te najczęściej sprowadzają się do możliwości całkowitego lub częściowego pokrycia przez pracodawcę kosztów mieszkania dla pracownika na czas trwania relokacji, wsparcia dla rodziny pracownika poprzez dodatkowe benefity, zapewnienia udziału w dodatkowych szkoleniach, pomocy w przeprowadzce pracownika i jego rodziny do nowego miejsca, dopełnienia przez pracodawcę formalności związanych z wyjazdem za granicę pracownika i jego rodziny, umożliwienia korzystania z samochodu służbowego (oraz określenie warunków korzystania z niego także dla zaspokojenia prywatnych potrzeb w nowym miejscu pracy) i wiele innych.

Zwrócić należy już w tym miejscu uwagę, a co zostanie rozwinięte w kolejnym punkcie, że  w przypadku relokacji do innego państwa Unii Europejskiej, unijne przepisy przyznają relokowanemu pracownikowi dalsze uprawnienia, które powinny zostać bezwzględnie zapewnione przez pracodawcę.

W jaki sposób powinna przebiegać relokacja w ramach jednego przedsiębiorstwa w tym samym kraju, do innego pracodawcy w ramach tego samego kraju oraz do innego kraju UE

Jak już wyżej zaakcentowano, aby doszło do relokacji pracownika, oprócz zaktualizowania się po stronie pracodawcy ekonomicznego i organizacyjnego zapotrzebowania na właśnie taką zmianę świadczenia pracy, niezbędne jest uzyskanie zgody pracownika na jego przeniesienie. Warunek ten musi zostać spełniony bez względu na to, czy relokacja ma nastąpić w ramach struktury organizacyjnej tego samego pracodawcy – na terenie tego samego kraju lub innego kraju Unii Europejskiej – czy też do zupełnie innego pracodawcy.

Konieczność uzyskania zgody pracownika jest zakorzeniona w prawnym ukształtowaniu elementów stosunku pracy na gruncie naszego prawa. Zgodnie bowiem z art. 29 §1 pkt 2  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (Dz.U.2020.1320 t.jed. ze zm., zwany dalej Kodeksem pracy), umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a także miejsce wykonywania pracy. Skoro zatem w wyniku relokacji ma zostać zmieniony jeden z podstawowych warunków świadczenia pracy, tj. miejsce jej świadczenia, pracownik powinien móc wyrazić swoje stanowisko co do takiej zmiany. Zatem, aby skutecznie dokonać relokacji pracownika, konieczne będzie dokonanie w formie pisemnej zmiany warunków zatrudnienia i zwykle wystarczającym rozwiązaniem będzie zawarcie pomiędzy stronami tzw. porozumienia zmieniającego (aneksu do umowy). Będzie to możliwe i pożądane rozwiązanie zwłaszcza w przypadku koncyliacyjnego nastawienia do zmian po obu stronach stosunku pracy.

Widok z tarasu widokowego lotniska na startujący samolot podczas zachodu słońca

W przypadku zaistnienia takiej gospodarczej lub organizacyjnej potrzeby, relokacja pracownika może również przybrać formę transferu pracownika do innego podmiotu-pracodawcy, najczęściej pozostającego z pierwotnym pracodawcą w jakiejś formie współpracy lub powiązania. Taka forma relokacji wymaga trójstronnego porozumienia zawartego pomiędzy pracownikiem, pracodawcą kierującym na relokację oraz pracodawcą przyjmującym relokowanego pracownika. Z uwagi na konieczność zabezpieczenia interesów wszystkich stron, w tym zagwarantowania pracownikowi wynegocjowanych przez niego benefitów, warunki porozumienia zwykle odznaczają się wysoką szczegółowością. Ponadto istotnym aspektem tej formy relokacji jest, aby w porozumieniu został ściśle określony czas, przez jaki pracownik będzie zobowiązany świadczyć pracę dla nowego pracodawcy, a po upływie którego ma on powrócić na swoje dotychczasowe stanowisko bądź na inne, w zależności od ustaleń. Określenie czasu relokacji w trójstronnym porozumieniu jest istotne także z tego względu, że w tej formie relokacji pracownik pozostaje na bezpłatnym urlopie u dotychczasowego pracodawcy, a obowiązek wypłaty wynagrodzenia czasowo przechodzi na nowego pracodawcę. Furtkę dla takiego rozwiązania stanowi art. 1741 §1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym, za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. Okres tego urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy (art. 1741 §2 Kodeksu pracy).

W przypadku zamiaru skierowania pracownika do pracy na terytorium innego kraju Unii Europejskiej, strony stosunku pracy związane są ponadto regulacjami europejskimi, których ideą jest akcentowanie wewnątrzunijnej zasady swobodnego przepływu pracowników pomiędzy krajami członkowskimi z zachowaniem równości szans i warunków pracy dla pracowników pochodzących z różnych krajów. Jako najważniejsze źródło prawa Unii w tym przedmiocie należy przytoczyć obowiązującą dyrektywę Parlamentu  Europejskiego  i  Rady  (UE)  2018/957 z  28.06.2018  r. zmieniającą dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w  ramach  świadczenia  usług  (opubl. w Dziennik Urzędowy  UE  „L”  173  z 09.07.2018 r.). Zgodnie z przepisami tejże dyrektywy, w przypadku długotrwałej relokacji, czyli przekraczającej 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu umotywowanego powiadomienia przez pracodawcę), pracownik powinien mieć zagwarantowane przez relokującego go pracodawcę zastosowanie wszystkich warunków zatrudnienia obowiązujących w państwie członkowskim, do którego wysyłany jest pracownik, z wyłączeniem warunków dotyczących dodatkowych świadczeń emerytalnych lub rozwiązania umowy o pracę. Ponadto dyrektywa ta nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w zakresie podróży, wyżywienia i zakwaterowania i nie można tych wydatków odliczać od wynagrodzenia przysługującego pracownikowi. Wydaje się jednak, że najważniejszym postanowieniem dyrektywy jest regulacja, zgodnie z którą pracownicy relokowani są uprawnieni do otrzymywania wynagrodzenia zgodnie z obowiązującym prawem przyjmującego państwa członkowskiego. Oznacza to, że składniki, a przez to wysokość wynagrodzenia pracownika będzie określana na podstawie kodeksu pracy lub innego aktu prawnego regulującego prawa i obowiązki pracownika obowiązujące w państwie, do którego pracownik został relokowany. Należy nadmienić, że obowiązek zapewnienia powyższych warunków spoczywa przede wszystkim na państwach członkowskich związanych dyrektywą, a przez to na instytucjach nadzorujących i kontrolujących przestrzeganie prawa pracy na ich terytorium, a przez nie, pośrednio, obowiązują pracodawców.

Czy pracownik może zostać poddany relokacji mimo braku zgody?

Jak już wskazano, skuteczna relokacja pracownika wymaga zawarcia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem porozumienia zmieniającego (tzw. aneksu do umowy), co sprowadza się do złożenia zgodnych oświadczeń woli. Co do zasady zatem pracownik może odmówić relokacji i wówczas nie dochodzi ona do skutku. Bywają jednak sytuacje, że pracodawca z różnych względów zmuszony jest dokonać relokacji pracownika, choć ten się temu sprzeciwia. Wówczas pojawia się pytanie, czy i w jaki sposób pracodawca może to skutecznie uczynić i jakie przepisy prawa pracy regulują tę sytuację.

W tym przypadku konieczne może okazać się skorzystanie z procedury regulującej tzw. wypowiedzenie zmieniające, przewidzianej w art. 42 Kodeksu pracy. W przeciwieństwie do wcześniej wspomnianego koncyliacyjnego porozumienia zmieniającego, w przypadku otrzymania wypowiedzenia zmieniającego pracownik ma tylko dwie opcje, tzn. albo przyjąć zaproponowane warunki, albo je odrzucić i odejść z pracy z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Przy czym musi się spieszyć ze swoją decyzją; jeśli nie wyraża zgody na relokację, powinien złożyć w tym przedmiocie odpowiednie oświadczenie do pracodawcy do upływu połowy okresu wypowiedzenia. Upływ tego terminu przy jednoczesnym braku aktywności ze strony pracownika będzie bowiem z punktu widzenia prawnego oznaczać, że pracownik wyraził zgodę na zaproponowaną przez pracodawcę relokację. Powyższe opiera się na treści art. 42 §2 i §3 Kodeksu pracy, oraz przepisów o wypowiedzeniu umowy o pracę stosowanych z mocy art. 42 §1 Kodeksu pracy odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy. Przepisy jednocześnie wymagają, aby pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy zawierało pouczenie w tej sprawie; jeżeli pismo nie zawiera takiego pouczenia, pracownikowi wydłuża się termin na złożenie oświadczenia aż do końca okresu wypowiedzenia.

Oczywiście pracodawca nie zawsze musi korzystać z ostatecznych rozwiązań przewidzianych przez przepisy art. 42 §1 – 3 Kodeksu pracy, których niewątpliwym minusem jest stosunkowo wysokie ryzyko utraty pracownika, który wszak może zgody na zmianę nie wyrazić. Jeżeli relokacja ma nastąpić na okres krótszy niż 3 miesiące w roku kalendarzowym, możliwe jest ominięcie wymogu złożenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego. Umożliwia to odpowiednie zastosowanie art. 42 §4 Kodeksu pracy. Tym samym pracodawca może dokonać relokacji pracownika bez dokonywania wypowiedzenia warunków pracy i płacy, a tym samym bez konieczności uzyskania zgody pracownika, pod warunkiem zaistnienia łącznie następujących warunków:

  • wystąpienia po stronie pracodawcy uzasadnionych potrzeb do dokonania relokacji pracowniczej;
  • relokacja nie spowoduje obniżenia wynagrodzenia pracownika;
  • powierzona pracownikowi w ramach relokacji praca będzie odpowiadała kwalifikacjom pracownika;
  • czas relokacji nie przekroczy 3 miesięcy w roku kalendarzowym.

Powierzenie pracownikowi pracy na podstawie tego przepisu uważa się za polecenie dotyczące pracy, zatem nie wymaga zgody pracownika. W skrajnych sytuacjach może jednak okazać się, że niewystarczające będzie przeniesienie pracownika jedynie na 3 miesiące, wtedy jednak prawo pozostawia pracodawcy jedynie rozwiązanie opisane wyżej, a sprowadzające się do wypowiedzenia zmieniającego.

Złożoność kwestii prawnych związanych z relokacją pracownika nie powinna przysłaniać ewidentnych korzyści płynących z jej zastosowania – zwłaszcza przy obecnym dynamicznym rozwoju transgranicznych inicjatyw gospodarczych. Potencjał tego rozwiązania prawnego czasami okazuje się nie do przecenienia.

Paweł Kraśniej

adwokat, prowadzący indywidualną kancelarię adwokacką, www.krasniej.pl

Przeczytaj więcej takich artykułów w strefie Wiedzy PARP

Artykuł pochodzi z Biuletynu Euro Info 10/2021

Zobacz więcej podobnych artykułów